円満退職するための伝え方4選！退職時の注意点やトラブル・対処法を解説

20代前半で就職先選びに失敗したと感じ、転職を考えている人は多くいます。退職を決意しても、伝え方や時期は多くの人が悩みがちなポイントです。この記事では、退職を伝える最適なタイミングから、円満退職するための理由の伝え方、退職願の書き方まで詳しく解説します。

記事を読めば、20代前半の人でも自信をもって退職の意思を伝えられます。円満退職を目指すには、適切な方法で退職の意思を伝えるのが重要です。退職は直属の上司に口頭で伝え、感謝の気持ちも忘れずに伝えましょう。

退職を伝える最適なタイミング

退職を伝える最適なタイミングには、以下の2つのポイントがあります。

業界や職種によって適切なタイミングは異なるため、会社への影響を最小限に抑えつつ、自分の状況も考慮して決めましょう。

繁忙期を避ける

繁忙期を避けて退職を伝えるのは、会社への配慮を示す重要な行動です。適切なタイミングを選ぶと、円満な退職につながります。年末年始や決算期、新入社員の入社時期、業界特有の繁忙期は避けましょう。会社の業務に大きな支障をきたさない時期を選んで、退職の意思を伝えるのが大切です。

退職希望日から1〜3か月前に伝える

退職の意思は、退職希望日の1〜3か月前に伝えます。十分な準備時間を確保すると、引き継ぎ作業や後任の採用・育成、プロジェクト調整ができるメリットがあります。法律では退職の2週間前までに伝えれば良いとされていますが、実際にはもう少し余裕をもって伝えると安心です。
» 退職の申出は2週間前までに｜厚生労働省(外部サイト)

突然の退職は、会社や同僚に迷惑をかけるので避けましょう。退職までの期間が短すぎると、職場の雰囲気が悪くなります。自分の状況と会社の状況をよく考えて、最適な時期を見極めましょう。

円満退職するための伝え方4選

円満退職するための伝え方には、以下の重要なポイントがあります。

退職の意思を明確に伝えて理由を簡潔に説明し、退職日を提案したうえで引き継ぎに協力的な姿勢を示しましょう。

直属の上司に口頭で伝える

直属の上司に退職の意思を伝えるのは、円満退職への重要な第一歩です。プライバシーが保たれる場所で、はっきりと退職の意思と理由を伝えましょう。上司の反応を注意深く観察し、質問や懸念事項には丁寧に答えます。退職希望日には十分に余裕をもたせ、引き継ぎや残務処理について協力的な姿勢を示しましょう。

退職の意志とあわせて、感謝の気持ちを伝えるのも重要です。

アポイントを取る

適切な方法でアポイントを取ると、退職の意思を上司に伝えやすくなります。アポイントを取るときには、上司のスケジュールを確認し、面談依頼して時間を確保してもらいましょう。メールや社内チャットで面談の依頼をするときは、個人的な相談があるなど、曖昧な表現の使用がポイントです。

時間を確保してもらったら、人目につかない会議室や個室を予約します。急な依頼は避け、1〜2日前には予約を入れましょう。スケジュールが合わない場合は、上司の都合に合わせて柔軟に日程を調整してください。

落ち着いた環境で話す

退職の意思を伝える際は、落ち着いた環境を選びましょう。プライバシーが確保された静かな場所を選ぶと、お互いに集中して話し合えます。退職について伝えるときは、以下のような環境がおすすめです。

落ち着いた雰囲気づくりのために、お茶などの飲み物を用意すると効果的です。携帯電話はマナーモードにし、メモを取れるように筆記用具を準備すれば、集中できる環境を整えられます。

感謝の気持ちを伝える

円満退社のために、感謝の気持ちを伝えましょう。会社や上司から受けた指導や、今までの支援に対して心からの感謝の気持ちを示します。具体的なエピソードを交えながら、成長の機会を与えてくれたことへの感謝を伝えると効果的です。感謝を伝えるときは、謙虚な態度で丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

会社での経験が今後の人生の糧になると伝え、会社の発展を願う言葉を添えるのもおすすめです。退職後も良好な関係を維持したい意思を伝えると、将来的なつながりを大切にする姿勢を示せます。

退職理由の伝え方

退職理由の伝え方を、以下のケースごとに解説します。

前向きな理由を中心に説明し、会社への感謝の気持ちを表現しましょう。

スキルアップの場合

スキルアップを理由に退職する場合、現在の仕事で得られる経験に限界を感じているといった説明が有効です。自己成長のためには、新しい環境が必要だと考えていると理由を伝えます。現在の業務による学びが少なくなっていて、新しい技術や知識を身に付けたいとはっきり伝えましょう。

今の会社での経験が今後のキャリアに活かせると、感謝の気持ちを示すのも大切です。新しい挑戦への意欲を前向きに表現すれば、上司や同僚の理解を得やすくなります。スキルアップの目標や計画を簡潔に述べると、退職の理由がより明確になります。

家庭の事情の場合

家庭の事情による退職は、多くの人が経験する理由の一つです。家族の介護や看護、配偶者の転勤、結婚や出産など、さまざまな状況が考えられます。家庭の事情の場合は、会社への正直な状況説明が大切です。家族の介護や看護、配偶者の転勤、結婚、出産など理由を簡潔に伝えましょう。

プライバシーに関わる内容なので、詳細な説明は必要ありません。家庭の事情は個人的な問題ですが、多くの企業は理解を示してくれます。

健康上の理由の場合

健康上の理由で退職する場合は、体調不良や持病の悪化により、現在の業務の継続が困難だと伝えましょう。自身の健康を守るための退職は、重要な決断です。職場環境やストレスが健康に悪影響を及ぼしており、治療や療養に専念する必要があると上司に説明しましょう。

無理をして働き続けると、さらなる健康悪化につながるため、自身の健康を優先しましょう。

退職願の書き方と提出方法

退職願の書き方と提出方法は、スムーズに退職するための重要なポイントです。正しい手順を踏み、円滑に退職プロセスを進めましょう。

退職願の書き方

退職願を書くときには、以下の内容を必ず書きましょう。

文章は簡潔で丁寧に書き、感謝の言葉も忘れずに入れます。A4用紙1枚に収まるように、誤字脱字に注意しながら書きます。会社によっては退職願の書式が指定されているため、確認が必要です。退職理由は詳しく書かず、簡単に触れる程度でとどめましょう。退職願を書き終えたら、封筒に入れて直属の上司に提出します。

退職願の提出方法

退職願を提出するときは、退職願を2部用意しましょう。1部は直属の上司用で、もう1部は自分用の控えです。1部のみの提出でよい会社もあるので、人事に確認しておくと安心です。提出するときは、丁寧な態度で感謝の気持ちを伝えましょう。上司や人事部門に退職の意思を伝え、書類を手渡します。

提出後は、上司や人事部門の指示に従ってください。退職日や引き継ぎについて確認し、受理されたら日付入りの受領書をもらいます。提出から退職日までの間は、最後まで責任をもった業務の遂行が大切です。必要に応じて退職願を作成し、提出しましょう。

退職を伝えるときの注意点

退職を伝えるときの注意点は、以下の2つです。

感情的にならず冷静に対応し、引き継ぎや残務処理の計画を提示して同僚への配慮を見せましょう。

ネガティブな退職理由は伝えない

ネガティブな退職理由を伝えないのが、円満な退職のために重要です。会社や上司の悪口や人間関係のトラブル、給与への不満、仕事内容への不満などは避けましょう。ポジティブな理由への置き換えが大切です。

転職先は無理に伝えない

転職先は個人のプライバシーであり、転職先を明かすと不利益になる場合もあるため、無理に伝える必要はありません。現在の会社との関係悪化や不要なうわさを避けるために、転職先を伝えないようにしましょう。転職先について聞かれた場合は、検討中や未定といった回答が無難です。

しつこく聞かれても、丁寧に断りましょう。転職先を伝えなくても、引き継ぎや退職手続きに支障はありません。

退職を伝えるときによくあるトラブルと対処法

退職を伝えるときには、以下のトラブルが発生する可能性があります。

適切な対処法を知って、円満に退職できる可能性を高めましょう。

引き止められる

引き止められた場合、感情的にならず退職への強い意思を冷静に伝えましょう。上司の引き止めの理由をよく聞いたうえで、会社への感謝の気持ちを示しながら、自分のキャリアプランを丁寧に説明します。お互いの立場を理解し合える環境の構築が大切です。

対処方法としては、引き止めに対する具体的な回答の準備が重要です。退職の決意を再確認し、円満退職を目指す姿勢を示すと、良好な関係を保ちながら退職の意思を伝えられます。

上司に理解してもらえない

上司に理解してもらえない場合は、粘り強く説明を続けましょう。上司の立場に立って考え、共感を示しながら、自分の決断に至った理由を丁寧に説明します。自分の決断の背景にある、具体的な事実や数字を用いて説明すると効果的です。

上司との対話を重ねても理解が得られない場合は、人事部門や他の上司に相談してください。粘り強く説明を続けながらも、自分の決断に自信をもち続けるのが大切です。

退職の伝え方に関するよくある質問

退職の伝え方について、よくある質問は以下のとおりです。

状況に応じた最適な方法を選び、円満な退職につなげましょう。
» 退職代行とは？仕組みとメリット・デメリット、利用の流れ

退職代行サービスを利用しても良い？

退職代行サービスを利用するかどうかは、状況によって判断する必要があります。一般的には、自分で退職を伝えましょう。一方で、パワハラや違法行為がある職場では、退職代行サービスの利用が有効な選択肢となります。退職代行サービスには、人間関係のトラブルや精神的ストレスから解放されるメリットがあります。
» 要注意！退職代行でよくあるトラブルと適切な業者の選び方

» 退職代行の金額と選び方のポイントを解説

退職代行サービスの利用を検討する場合は、サービスの信頼性や実績を確認しましょう。自分で退職交渉ができる場合は、直接伝えるのをおすすめします。どうしても自分で伝えられない場合は、退職代行サービスの利用も選択肢の一つです。
» 即日退職は可能？条件やリスクを徹底解説！

休職中に退職する場合の伝え方はどうしたらいい？

休職中に退職する場合は、体調や状況に応じて適切な方法で伝えるのが大切です。上司や人事部門との連絡方法を確認しましょう。電話やメールで退職の意思を伝える方法が一般的です。体調や状況に応じて面談の日程を調整し、退職理由を簡潔に説明します。

会社側の理解を得られるよう、誠意をもって対応すると円満退職につながります。

まとめ

退職を伝えるときは、適切なタイミングと方法の選択が大切です。繁忙期を避け、退職希望日の1〜3か月前に直属の上司に伝えましょう。感謝の気持ちを忘れずに、落ち着いた環境で話します。退職理由は状況に応じて適切に説明し、退職願は正しく作成して提出します。

» 退職代行を使って後悔するケースを解説

退職を伝えるときのポイントを押さえておけば、職場との良好な関係を保ちながら、新たなキャリアへの一歩を踏み出せます。